La digitalización de documentos demostró ser más eficaz durante la pandemia
Redacción Enfoque martes, 27 abril 2021 - 03:20
Facebook
Twitter
Whatsapp
Email
La presentación y entrega de formularios, solicitudes de reembolsos, facturas o de notas de créditos que debían ser escritos a mano o sellados por una única persona, para luego ser enviados hasta otro departamento de manera física, fueron algunos de los procesos que la pandemia logró sustituir en diversas empresas.
Durante el año anterior, muchas empresas tuvieron que adaptarse a la aceleración digital, ya sea de manera forzada o planificada, creando nuevas estrategias para promover su reactivación económica y simplificar sus operaciones. Muchas de ellas dieron como resultado la optimización de tiempo y de recursos económicos, sumado a una mejor experiencia por parte del cliente.
Algunas de las herramientas que son clave para optimizar los negocios y sus procesos, son los documentos digitales, los cuales permiten el uso compartido de archivos, firmas electrónicas y almacenamiento de información en la nube. Según el medio The Economist, las organizaciones que en el presente año no inviertan por lo menos 10% en nuevas tecnologías, desaparecerán.
Un estudio realizado por Forrester Consulting revela que el 47 % de las organizaciones que utilizan exclusivamente procesos de documentos digitales, y afirman que estas soluciones les permiten a sus empresas buscar oportunidades y obtener nuevos clientes durante la pandemia.
En este contexto, Dario Llorente, head of LATAM Channel Sales Adobe, comenta que la empresa se encuentra fortaleciendo herramientas diseñadas para optimizar la fuerza laboral remota, como Adobe Document Cloud. Gracias a su nube, este servicio es capaz de almacenar información y de gestionar documentos digitales desde cualquier lugar y dispositivo.
Otra de las conclusiones obtenidas es que los documentos digitales que traen consigo las firmas electrónicas, han agilizado los procesos empresariales. De hecho, el 60% de los encuestados en este estudio afirmó que las firmas electrónicas son fundamentales para apoyar la recuperación empresarial de su organización.
El estudio también revela que los responsables de la toma de decisiones ven cada vez más los procesos de documentos digitales como facilitadores de una buena experiencia del cliente y la del empleado. El mismo indica que el 40% de los encuestados dice que vinculan una mayor satisfacción del cliente y una mayor productividad de los empleados durante la pandemia con los procesos de documentos digitales, un valor superior al 28 % antes de la emergencia sanitaria.
Por otro lado, la nueva realidad ha demostrado que el incremento en el volumen de los datos, en comparación con el año anterior es significativo. Así, se hace cada vez más importante que los empleados y clientes compartan, revisen, firmen y almacenen documentos digitales de forma virtual, sin necesidad de tener copias impresas y protegiendo los contenidos de forma segura en un lugar simplificado y accesible.
.png)
